El formato para entradas y salidas de almacén: paso a paso

La entrada y salida de almacén son dos funciones fundamentales en la gestión de inventarios. El correcto control de estos procesos es esencial para evitar pérdidas y mantener un flujo organizado. Un formato para entradas y salidas de almacén es una herramienta clave para registrar de manera eficiente estos movimientos. Un recibo de almacén, por ejemplo, se utiliza para confirmar que un producto ha sido recibido en las instalaciones. Este documento proporciona información detallada sobre el producto y sus precauciones de seguridad, además de identificar a la persona responsable de su ingreso al almacén.

Asimismo, el formato para entradas y salidas de almacén es igualmente necesario para registrar las salidas de mercancías. Este formato se utiliza para hacer un seguimiento preciso de los envíos, asegurando que todos los productos salgan correctamente, con la información necesaria y cualquier instrucción especial que deba ser comunicada junto con los artículos al momento de su salida.

Es crucial que ambos formatos sean claros y completos para garantizar un control de inventarios efectivo y minimizar el riesgo de pérdidas.

El formato para entradas y salidas de almacén: paso a paso

Formato de recibo de almacén

El formulario de entrada en almacén se utiliza para registrar la recepción de mercancías de un proveedor. El formulario de recepción se utiliza para registrar la recepción de mercancías de un proveedor.

Formatos de expedición

Los formularios de envío o formatos de salida de almacén, se utilizan para hacer un seguimiento de su inventario a medida que avanza en el proceso de envío. También son importantes para documentar a quién ha enviado algo, cuándo lo ha enviado y cuánto ha costado.

Además de proporcionar esta información sobre sus envíos, los formularios de envío también incluyen información sobre usted -como el nombre, la dirección y los datos de contacto de su empresa- para que quien reciba el paquete pueda devolverlo fácilmente si hay algún problema o incidencia con la entrega. El formato para entradas y salidas de almacén es crucial para registrar correctamente el flujo de la mercancía que entra y sale.

Utilizará formularios de envío cuando:

• Está enviando artículos desde una ubicación dentro de una instalación de almacén (por ejemplo, recepción) a otra ubicación dentro de esa misma instalación (por ejemplo, picking). Esto se conoce como transferencia interna; consulte más abajo para obtener más detalles sobre las transferencias internas y externas.

Ejemplo de recibo de almacén

A modo de ejemplo, veamos cómo es un recibo de almacén típico. Lo primero que notará es que tiene los mismos elementos básicos que cualquier otra orden de compra o factura: fecha, descripción de las mercancías que se venden y a quién se venden. También verás información sobre el precio y las condiciones de pago; sin embargo, hay algunas diferencias importantes entre estos dos documentos que te ayudarán a entender por qué éste se llama «recibo».

La diferencia más obvia radica en la cantidad de detalles que se incluyen sobre lo que realmente se compró a quién (el vendedor). Además de facilitar información sobre la cantidad y el precio unitario pagado por unidad comprada por peso, volumen, conteo, etc., puede haber notas adicionales como si se concedió algún descuento en el momento de la compra (por ejemplo, descuento por cantidad) o si fue necesaria una manipulación especial después de la entrega (por ejemplo, refrigeración). El formato para control de inventarios de entradas y salidas debe contener solamente la información importante y dejar de lado aquella que no sea de utilidad.

Formato para entradas y salidas de almacén: Ejemplo de salida de almacén

Cuando vaya a retirar existencias del almacén, tendrá que rellenar un formulario. Puede hacerlo manual o electrónicamente. Si eliges hacerlo manualmente, asegúrate de que toda la información sea precisa y legible para que pueda ser leída fácilmente por cualquiera que la vea más tarde en caso de que necesite aclarar algo.

Debe incluir:

• La fecha de retirada en este campo (MMDDYY).
• La ubicación de la que se retiraron las existencias: puede ser un número de estantería específico o un número de identificación de contenedor, si procede; de lo contrario, indique simplemente «almacén».
• Los detalles de lo que se retiró, es decir, «10 sacos de 20 kg» si procede; de lo contrario, indique simplemente «varios artículos».

Utilizar el formato adecuado para la entrada y salida de almacén puede ayudarle a completarlas más rápidamente y con menos errores.

Utilizar el formato adecuado para la entrada y salida de almacén puede ayudarle a completarlas más rápidamente, con menos errores y menos esfuerzo.

• No utilice abreviaturas. Si en el documento hay una palabra que no está escrita, escríbala completa con sus propias palabras. Por ejemplo, «tonelaje» debe escribirse como «tonelaje».
• No utilices jerga ni contracciones (como epje (equipaje)). Esto ayudará a garantizar que todo el mundo entienda lo que quiere decir cuando lea su formato de control de inventarios, ¡y nadie quiere confundirse con algo tan simple como un informe de inventario!
• Asegúrese de incluir toda la información necesaria en cada línea de la hoja antes de pasar a otra línea; de este modo, no se perderá nada al revisar su trabajo más adelante, cuando sea necesario hacerlo debido a algún otro problema derivado del uso de estos documentos en el sistema de flujo de trabajo de una organización.

Conclusión: formato para entradas y salidas de almacén

El formulario de entrada y salida de almacén es uno de los documentos más importantes de su empresa. Le ayuda a hacer un seguimiento de todos los artículos almacenados en su almacén y también se utiliza como prueba de que se han enviado mercancías a los clientes. Si quiere ahorrar tiempo al cumplimentar estos formularios y evitar cometer errores, utilice nuestra guía paso a paso.